A settembre 2015 sono state pubblicate, al termine di un’importante revisione, le nuove edizioni delle norme ISO 9001 e ISO 14001, gli standard più diffusi a livello mondiale per la certificazione dei sistemi di gestione per la qualità e l’ambiente. Le modifiche apportate sono sicuramente significative, e rendono necessario guardare con “occhi nuovi” al proprio sistema di gestione. L’adeguamento ai nuovi requisiti rappresenta infatti non solo una necessità ma anche un’importante opportunità di miglioramento. Si otterrà così un passaggio semplice, che allo stesso tempo contribuirà a migliorare l’efficienza e la fruibilità dei sistemi, veri e propri “strumenti” di gestione delle complesse problematiche quotidiane di tutte le organizzazioni.
Analizziamo, in estrema sintesi, i principali cambiamenti:
Di cosa si tratta?
E’ una norma di carattere volontario che permette ad un organizzazione,di implementare un sistema di gestione per la qualità.
Nuova struttura delle norme (HLS)
Entrambe le norme, così come tutte le norme sui sistemi di gestione, sono ora conformate su 10 punti, comuni a tutti gli schemi. La nuova struttura è stata pensata proprio per facilitare l’integrazione dei sistemi di gestione presenti in azienda, al fine di massimizzarne l’efficienza e facilitare il coinvolgimento di tutte le funzioni interessate, nonché l’integrazione del sistema di gestione nelle più generali strategie organizzative.
La gestione della documentazione
Cambia la filosofia dell’approccio alla gestione della documentazione, che si avvicina alle esigenze di flessibilità e fruibilità ed all’uso sempre più diffuso di registrazioni elettroniche. Si parla ora di “informazione documentata”, che comprende tutte le tipologie di documentazione (ex procedure, istruzioni operative, registrazioni) che l’Organizzazione dovrà gestire in quanto necessarie al corretto funzionamento del proprio Sistema di Gestione. Entrambe le norme non richiedono più la stesura di un “manuale del sistema di gestione”, che pure, se utile all’organizzazione, potrà comunque essere mantenuto.
La leadership
Il ruolo della Direzione, in quanto “leader”, ispiratore e guida dell’Organizzazione, viene accentuato. Viene richiesto maggior coinvolgimento a tutto il top management, al fine di promuovere a tutti i livelli maggiore consapevolezza sullo scopo dei sistemi di gestione. Scompare la figura del “rappresentante della direzione”, a favore di una maggiore presenza di tutto il top management nella guida del sistema di gestione. Obiettivi e politica dovranno essere allineati, con gli orientamenti strategici dell’Organizzazione.
L’analisi del contesto
Per entrambe le norme questo nuovo requisito rappresenta un’importante novità. L’organizzazione sarà ora tenuta a comprendere il contesto, inteso come tutti quei fattori interni ed esterni, sia positivi che negativi, che sono rilevanti per i suoi obiettivi strategici e per la sua capacità di ottenere i risultati attesi. La prospettiva diventa qui certamente più ampia, arrivando a considerare non solamente i fattori direttamente più impattanti per l’attività dell’organizzazione o il suo impatto ambientale, ma anche altri fattori (es. contesto tecnologico, finanziario, politico, sociale , culturale, ecc.) che possono comunque avere un’influenza.
Nell’analisi del contesto vanno tenute in considerazione anche le esigenze e le aspettative delle parti interessate. Il nuovo approccio è evidenziato anche dalla rappresentazione grafica del tradizionale ciclo di Deming che comprende ora in modo esplicito anche questi nuovi aspetti.